cara membuat surat izin sekolah smp
Cara Membuat Surat Izin Sekolah SMP: Panduan Lengkap dan Contoh Praktis
Bagi siswa Sekolah Menengah Pertama (SMP), surat izin sekolah menjadi dokumen penting untuk memberitahukan ketidakhadiran karena alasan tertentu. Membuat surat izin yang baik dan benar tidak hanya menunjukkan tanggung jawab, tetapi juga membantu menjaga komunikasi yang baik dengan pihak sekolah. Artikel ini akan membahas secara mendalam tentang cara membuat surat izin sekolah SMP yang efektif, lengkap dengan contoh dan tips agar surat Anda diterima dengan baik.
Struktur Surat Izin Sekolah SMP yang Ideal
Sebuah surat izin sekolah SMP yang baik umumnya mengikuti struktur berikut:
-
Tempat dan Tanggal Pembuatan Surat: Bagian ini terletak di pojok kanan atas surat. Tuliskan tempat (biasanya nama kota) dan tanggal surat dibuat. Contoh: Jakarta, 16 Oktober 2024.
-
Perihal Surat: Tuliskan secara singkat maksud dari surat tersebut. Contoh: Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah.
-
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas: Tuliskan nama wali kelas yang dituju. Pastikan nama wali kelas ditulis dengan benar dan lengkap. Jika tidak mengetahui nama lengkapnya, gunakan sebutan “Bapak/Ibu Wali Kelas [Kelas]”. Contoh: Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas 7A.
-
Salam Pembukaan: Gunakan salam pembuka yang sopan, seperti “Dengan hormat,”.
-
Identitas Siswa: Pada bagian ini, tuliskan identitas siswa yang bersangkutan secara lengkap dan jelas. Informasi yang perlu dicantumkan meliputi:
- Nama Lengkap Siswa: Tuliskan nama lengkap sesuai dengan yang tertera di kartu pelajar atau rapor.
- Kelas: Tuliskan kelas siswa, contoh: Kelas 7A, Kelas 8B, atau Kelas 9C.
- Nomor Induk Siswa (NIS): Tuliskan NIS siswa. NIS merupakan identitas unik siswa di sekolah.
-
Isi surat: Bagian ini merupakan inti dari surat izin. Jelaskan alasan ketidakhadiran siswa secara jujur dan singkat. Alasan yang umum digunakan antara lain:
- Sakit: Jika siswa sakit, jelaskan jenis penyakitnya (jika diketahui) dan berapa lama diperkirakan akan absen. Sebaiknya lampirkan surat keterangan dokter jika absensi lebih dari 2 hari.
- Acara Keluarga: Jika siswa tidak masuk karena ada acara keluarga penting, jelaskan acara tersebut (misalnya pernikahan saudara, pemakaman keluarga, dll.).
- Keperluan Mendesak: Jika siswa memiliki keperluan mendesak lainnya, jelaskan secara singkat keperluan tersebut. Hindari alasan yang tidak jelas atau dibuat-buat.
Selain alasan, cantumkan juga lama izin yang diajukan. Tuliskan tanggal mulai dan tanggal berakhir izin tersebut. Contoh: “Sehubungan dengan hal tersebut, saya bermaksud untuk mengajukan izin tidak masuk sekolah selama 2 hari, yaitu pada tanggal 17 Oktober 2024 dan 18 Oktober 2024.”
-
Pernyataan Maaf dan Harapan: Sampaikan permohonan maaf karena tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar seperti biasa. Ungkapkan juga harapan agar dapat segera kembali bersekolah dan mengikuti pelajaran. Contoh: “Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap dapat segera kembali bersekolah seperti biasa.”
-
Ucapan Terima Kasih: Sampaikan ucapan terima kasih atas perhatian dan pengertian dari wali kelas. Contoh: “Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.”
-
Salam Penutup: Gunakan salam penutup yang sopan, seperti “Hormat saya,”.
-
Tanda Tangan Siswa dan Nama Lengkap: Siswa yang bersangkutan harus menandatangani surat izin. Di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkap siswa.
-
Tanda Tangan Orang Tua/Wali dan Nama Lengkap: Surat izin harus ditandatangani oleh orang tua/wali siswa sebagai bukti persetujuan dan pemberitahuan. Di bawah tanda tangan, tuliskan nama lengkap orang tua/wali.
Contoh Surat Izin Sekolah SMP karena Sakit
Jakarta, 16 Oktober 2024
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas 8B
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama Lengkap: Andi Pratama
Kelas: 8B
NIS: 12345
Dengan ini memberitahukan bahwa anak saya, Andi Pratama, tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 17 Oktober 2024 dan Jumat, 18 Oktober 2024, dikarenakan sakit demam.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon izin agar Andi Pratama dapat beristirahat di rumah dan segera pulih. Surat keterangan dokter terlampir.
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap Andi Pratama dapat segera kembali bersekolah seperti biasa.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
(Tanda Tangan Andi Pratama)
Andi Pratama
(Tanda Tangan Orang Tua/Wali)
Budi Santoso
Contoh Surat Izin Sekolah SMP karena Acara Keluarga
Jakarta, 16 Oktober 2024
Perihal: Izin Tidak Masuk Sekolah
Yth. Bapak/Ibu Wali Kelas 9C
Dengan hormat,
Saya yang bertanda tangan di bawah ini,
Nama Lengkap: Siti Rahmawati
Kelas: 9C
NIS: 67890
Dengan ini memberitahukan bahwa saya, Siti Rahmawati, tidak dapat mengikuti kegiatan belajar mengajar pada hari Kamis, 17 Oktober 2024, dikarenakan harus menghadiri acara pernikahan saudara di luar kota.
Sehubungan dengan hal tersebut, saya mohon izin untuk tidak masuk sekolah pada tanggal tersebut. Saya akan berusaha untuk mengejar ketertinggalan pelajaran setelah kembali.
Saya mohon maaf atas ketidaknyamanan ini dan berharap dapat segera kembali bersekolah seperti biasa.
Atas perhatian dan pengertian Bapak/Ibu, saya ucapkan terima kasih.
salam saya,
(Tanda Tangan Siti Rahmawati)
Siti Rahmawati
(Tanda Tangan Orang Tua/Wali)
Amin
Tips Membuat Surat Izin Sekolah SMP yang Efektif
- Gunakan Bahasa yang Sopan dan Formal: Hindari penggunaan bahasa informal atau slang. Gunakan bahasa Indonesia yang baik dan benar.
- Tulis dengan Jelas dan Ringkas: Sampaikan informasi secara jelas dan ringkas. Hindari bertele-tele.
- Jujur dan Apa Adanya: Jangan membuat alasan yang tidak benar. Kejujuran akan lebih dihargai.
- Perhatikan Tata Bahasa dan Ejaan: Pastikan surat izin bebas dari kesalahan tata bahasa dan ejaan.
- Tandatangani Surat: Surat izin harus ditandatangani oleh siswa dan orang tua/wali.
- Serahkan Surat Tepat Waktu: Serahkan surat izin kepada wali kelas sebelum atau pada hari ketidakhadiran. Jika memungkinkan, berikan surat izin beberapa hari sebelumnya.
- Lampirkan Dokumen Pendukung (Jika Ada): Jika alasan ketidakhadiran memerlukan bukti (misalnya surat keterangan dokter), lampirkan dokumen tersebut.
- Buat Salinan Surat: Simpan salinan surat izin untuk arsip pribadi.
- Komunikasikan dengan Guru Mata Pelajaran: Jika memungkinkan, beritahu guru mata pelajaran yang bersangkutan mengenai ketidakhadiran Anda.
Dengan mengikuti panduan dan tips di atas, Anda dapat membuat surat izin sekolah SMP yang efektif dan profesional. Ingatlah bahwa surat izin adalah bentuk komunikasi formal yang menunjukkan tanggung jawab dan menghargai aturan sekolah.